"Vi måste skapa nya forum för att mötas"

Fakta: 

Sofia Viotti

Ålder: 38 år.
Bor: Stockholm.
Gör: KBT- och ISTDP-psykolog (Intensive Short-Term Dynamic Psycho­therapy), föreläsare och författare.
Bok: Utan press: Om medkänsla, prestation och stress.

Coor Smarter Worklife 22/23 SE

De senaste åren har en pandemi påverkat vårt arbetsliv på flera sätt. För många innebar det att jobba hemifrån. En del upplevde att det underlättade livspusslet, de jobbar mer effektivt hemma när ingen kollega stör. Men forskning visar också att den psykiska ohälsan ökade under pandemin.

– Många har saknat den sociala stimulansen vi får på kontoret. Och för att bygga gemenskap och relationer, krävs det att vi ibland har medarbetare på plats, säger psykologen Sofia Viotti.

Många företag har valt en hybrid av hem- och kontorsarbete framåt – det bästa av två världar kan tyckas. Men det ställer också nya och högre krav på arbets­givaren, samt nya förutsättningar för en stark företagskultur.

 För att locka tillbaka medarbetarna till kontoret krävs en trivsam arbetsplats – med allt från ergonomiska möbler och modern teknik, till trevliga kollegor och arbetsro. Upplevelsen på kontoret måste locka mer än det bekväma hemmakontoret, dit vi dessutom slipper pendla.

 – Som chef vill du få dina medarbetare att känna ”Åh, jag vill in till kontoret!” Det ska kännas kul att träffa sina kollegor, och det kanske bjuds på frukost, säger Sofia Viotti.

Däremot ska det absolut inte ge en känsla av tvång att vara på kontoret.

 – Det kan skapa frustration och stress med scheman som inte passar med livet i övrigt. När vi väl har öppnat upp för friheten att jobba en del hemma, kommer det automatiskt skapas en del missnöje. Då gäller det att få medarbetarna att förstå varje beslut och varför det fattas, menar Sofia Viotti.

 Att göra medarbetarna delaktiga och engagerade i varför det till exempel finns vissa ”kontorsdagar” är nyckeln till att skapa förståelse för ledningens beslut. Samt att vara öppen och ärlig med företagets riktning och policys.

 – Behandla medarbetarna som vuxna. Få alla att känna att ni är ett ”vi”, att företagets problem är våra problem, säger Sofia Viotti.

 Det sista vi vill är skapa en företagskultur som bygger på rädsla, där medarbetarna känner sig bevakade och kontrollerade, och där beslut fattas utan att lyssna på dem.

Men hur skapar vi sammanhållning när vi inte ses på kontoret?

 – Det som gör att vi lär känna folk är ofta att vi äter lunch eller småpratar vid kaffeautomaten. Det blir inte samma känsla när vi ses digitalt. Den konsekvensen behöver vi prata om och jobba mer medvetet med kulturen.

 Sofia Viotti uppmuntrar alla chefer till dialog med medarbetarna. Hur vill vi att kontakten med kollegorna i teamet ser ut när alla inte är på plats?

 – Det kan vara allt från onlineavstämningar veckovis, till att ses på en digital fika för att prata om sådant vi annars tar på kafferasten. Vi måste skapa nya forum för att mötas.

För att skapa en bra företagskultur är förståelse för medarbetarna en förutsättning enligt Sofia Viotti.

 – Vi behöver förstå hur kroppen, hjärnan och våra känslor fungerar och hur vi kan anpassa arbetslivet efter det. En bra företagskultur är grunden för att medarbetarna ska må bra på jobbet – och medarbetare som mår bra presterar också bättre, säger Sofia Viotti.

Hittills har företag ofta utgått från en idealbild av hur det ska vara på arbetsplatsen. Det kan gälla ett visst arbetssätt, att vara på en viss plats åtta timmar i sträck eller att ha en halvtimmes rast på förmiddagen – ramar bestämda utifrån produktionen och inte utifrån hur vi människor fungerar.

 – Därför ser vi också mycket stress, utmattning, fysiska problem och folk som inte trivs på jobbet, säger Sofia Viotti. Hon menar att det är chefens huvuduppgift att skapa förutsättningar för sina medarbetare – och deras hjärnor och kroppar – att prestera så
bra som möjligt.

 – Som chef vill du skapa en kultur där dina medarbetare känner sig lugna, trygga och lagom utmanade, då presterar man som bäst. De ska känna att här finns stöd om de behöver, det skapar optimala förutsättningar.

 För att se att alla medarbetare mår bra krävs att chefer investerar i relationsbyggande. Fundera över din roll, hur kan du bäst stötta dina medarbetare? Var lyhörd och lyssna in vad de behöver.

 – Hör av dig, ha fler avstämningsmöten, visa att du bryr dig och checka in för att se om du kan ge hjälp eller avlastning – inte för att ”kontrollera” att de gör sitt jobb för det skapar bara stress och oro.

Att jobba med värdeord är ofta populärt när det pratas företagskultur. Men för att företagets värdeord ska genomsyra kulturarbetet, måste de vara förankrade i organisationen – inte bara vara ord i ett styrdokument.

 Sofia Viotti anser att det är mer värde-fullt att lägga tid på att prata om vad medarbetarna upplever som jobbigt på arbetsplatsen, än på att spåna värdeord. Särskilt som våra stenåldershjärnor är förprogrammerade att uppmärksamma faror och fokusera på det negativa i rent överlevnadssyfte, ända sen vi jagades av lejon på Savannen. För att skapa en god arbetskultur måste vi våga lyfta det som medarbetarna anser vara problem på jobbet.

 – Fånga upp vad som upptar medarbetarnas tankar och energi. Är det resursbristen? Tighta deadlines? Låt alla få uttrycka hur de känner, och vad de tror skulle förbättra situationen. Det behöver inte finnas en färdig lösning, det viktiga är att lyfta upp frågorna på bordet, så att medarbetarna känner sig sedda och hörda.

5 tips för att skapa en god företagskultur

1. Skapa en trivsam arbetsmiljö

Kontoret måste slå soffan där hemma och vara en fräsch, inbjudande miljö med plats för både umgänge och arbetsro.

2. Bjud på anledningar att komma till jobbet

Bjud dina medarbetare på frukost, ha en tydlig agenda för varje möte så att ingen känner att de ”sitter av” möten och slösar tid.

3. Skapa en mänsklig stämning

Det ska vara ok att vara mänsklig på jobbet; att vara trött, göra fel, känna sig stressad – utan att få känslan av att vara en ”dålig medarbetare”. Många upplever att de ständigt måste skärpa till sig och vara professionella, vilket skapar en stress.

4. Var öppen och ärlig

Som chef är du en förebild. Om du inte är öppen och ärlig, kommer inte dina medarbetare att vara det heller. Och om man måste dölja sitt mående, eller problem med projekten på jobbet presterar man sämre.

5. Utse en FeelGood-manager

Låt en medarbetare ha extra fokus på trivsel, kan exempelvis ordna event och bjuda in till sammankomster.

Sofia Viotti menar att det inte blir samma känsla när vi ses digitalt. Vi behöver vara medvetna om detta och tillsammans komma på nya sätt att mötas: ”Kanske ta en digital morgonkaffe ihop och prata om dagen?”

Viktigt att det inte bara pratas jobb, utan även hälsa.

 – Vi måste inse att vår hälsa och vårt mående inte är något ”privat”, vi har ju med oss vår kropp och hjärna i varje arbetssituation. Vi behöver bli bättre på att se om någon inte tar pauser och är uppe i varv, har huvudvärk och glömmer saker – stressymptom som måste tas på allvar.

 Sofia anser att arbetsgivaren har ansvar för att skapa en kultur där alla känner att på den här arbetsplatsen jobbar vi inte på lunchen, vi har paus mellan möten, vi jobbar inte över – det hjälper människor att hålla och att må bra på jobbet.

 – Öppna för samtal kring hur vi jobbar på den här arbetsplatsen, prata om hur veckan varit, fråga om någon behöver stöd eller känner sig stressad? Som chef ska du coacha dina medarbetare att förändra sitt arbetsbeteende så det blir mer hållbart. Satsa på förebyggande åtgärder och följ upp hur medarbetarna mår, istället för att bara skicka sjuka medarbetare till företagshälsovården, säger Sofia Viotti.

Text: Sofia Zetterman Foto: Peter Knutson

Kontakta Coor

Coor finns på tusentals arbetsplatser runt om i Norden. Det gör oss till experter på dagens och morgondagens service. Vi stöttar din verksamhet i skapandet av ett smart, tryggt och hållbart arbetsliv - redo för framtiden. Ta kontakt med oss redan idag.