Framtidens arbetsplats
På samma sätt som man får en dator för att kunna göra sitt jobb så bör man också få verktyg för att hantera sina mentala förmågor i arbetslivet. Det menar psykologen Sofia Viotti som uppmanar chefer att tänka lite längre och föregå med gott exempel.
I 2023 års upplaga av rapporten Join The Workplace Revolution har Coor frågat 500 nordiska arbetsgivare och lika många arbetstagare om deras perspektiv på framtidens arbetsplats. I undersökningen pekar arbetsgivarna ut medarbetarnas mentala välbefinnande på jobbet som det viktigaste området att fokusera på de kommande två åren.
Svaret förvånar inte Sofia Viotti, psykolog, föreläsare och författare; som ofta anlitas av arbetsgivare för att hjälpa organisationer att utvecklas, prestera och samtidigt må bra.
– Ofta kontaktar man mig när man märker av att det finns stress i organisationen eller att medarbetare fastnat i oro och självkritik. De som anlitar mig har blivit nyfikna på självmedkänsla och hur man kan hjälpa sina anställda att träna mentalt.
Hon är glad över att fler arbetsgivare både pratar om och prioriterar mental hälsa på sina arbetsplatser, men ser också att satsningarna ofta kommer onödigt sent.
– Det börjar förändras, men än så länge har det här med psykologi setts som något man tar till när någon mår dåligt. Då kanske man skickar medarbetare till psykolog via företagshälsovården eller hyr in en inspirationstalare i en timme i förhoppning om att få till en quick fix.
I rapporten Join The Workplace Revolution märks det att medvetenheten om den psykosociala arbetsmiljön betydelse växer.
Arbetsgivarna visar en hög vilja att anpassa och utveckla sina kontor till attraktiva hybridarbetsplatser där medarbetarna mår bra och vill vara.
Men rapporten speglar också ett avvaktande läge i en osäker samhällsekonomisk situation. De kommande två åren kommer budgeten för renovering och personalrelaterade aktiviteter att krympa hos hälften av arbetsgivarna på grund av den ekonomiska pressen.
Sofia Viotti varnar för att låta ett krisläge på kontoret bli långvarigt.
– Hamnar man i ett läge av ren brandsläckning där medarbetarna tvingas prioriterar bort vila eller träning så kommer det att fungera hyfsat ett tag, men det är ohållbart för människans hjärna att skjuta upp återhämtning på lång sikt. Konsekvenserna drabbar både individen och företaget, och vägen tillbaka kan vara lång.
Uppgiften att rusta för en eventuell lågkonjunktur och samtidigt investera i sina anställdas välbefinnande är svår, men inte omöjlig. Sofia Viotti råder arbetsgivare som vill engagera sig att ta in organisationspsykologer som kan hjälpa företagen att jobba långsiktigt.
– Vi kan lära ut grundkunskaper om hur människan fungerar psykologiskt, hur man kan ta hand om sig själv, bryta stress och inte fastna i ohjälpsamma beteenden som att till exempel skjuta upp saker. Idag ligger det lite för mycket på individens eget ansvar att förstå de här sakerna, men det borde ligga i organisationens intresse att erbjuda den kunskapen som arbetsredskap på samma sätt som man får en dator för att kunna göra sitt jobb.
Sofia menar att det också finns många saker som arbetsgivare kan ta till på egen hand här och nu för att stötta sina anställda.
– Det viktigaste är att inte sitta och gissa sig till vad som behövs för att människor ska må bra. Våga fråga i stället och gör det ofta. En medarbetares situation kan förändras så att det som fungerade bra för ett halvår sedan inte längre gör det, säger Sofia och fortsätter;
– Det är vanligt att chefer drar sig för att fråga vad ens anställda behöver eftersom man är rädd att inte kunna leverera den lösning som den anställda önskar sig, men det är alltid bättre att ha en öppen, kontinuerlig dialog om det. Man kanske kan hitta en kompromiss.
1. Kommunikation
Ha en öppen kommunikation och ta reda på hur dina medarbetare mår. Som chef bör du föregå med gott exempel. Var öppen med hur du mår och vad som påverkar dig.
2. Återhämtning
Det är superviktigt med återhämtning regelbundet under arbetsdagen. Uppmuntra dina anställda att jobba i ett lagom tempo och ta pauser.
3. Tillit
Visa tillit och stöd till dina anställda, och undvik att skapa en känsla av kontroll. Efter pandemiåren vet vi redan att de som jobbar hemma gör det de ska ändå, och ofta mer därtill. Ditt jobb är att stötta dem på bästa sätt.
4. Inkludering
Inkludera hemmajobbarna i det sociala sammanhanget genom att bjuda in till möten som endast har en social funktion. Fika online tillsammans eller ha en AW på plats på kontoret.
5. Träffas!
Skapa en stämning där man vill träffa sina kollegor. Ha tydliga syften för möten på plats och addera ett socialt element till det mötet, till exempel att äta frukost tillsammans.
I rapporten är det tydligt att medarbetarnas efterfrågan på valfri och flexibel kontorsnärvaro är fortsatt hög efter pandemiåren. Andelen beslutsfattare som upplever utmaningar med att få tillbaka medarbetarna till kontoret i önskad utsträckning har ökat med 18 procent mellan år 2022 och 2023.
Förutom utmaningen att med begränsade medel öka kontorets attraktionskraft behöver arbetsgivarna alltså också tillgodose sina anställdas mentala välbefinnande under arbetstid – även när de arbetar hemifrån. Sofia Viottis bästa råd på vägen är att släppa tanken på att en lösning skulle passa alla och att inte fastna på en ytlig nivå.
– Har man en dialog om vad som skulle öka välbefinnandet i arbetslivet så handlar det sällan om att byta till finare möbler eller måla om på kontoret. Det som lockar är att känna gemenskap och att det känns meningsfullt att vara på plats. Det som irriterar mest på arbetsplatser med obligatorisk närvaro är när man i slutet av arbetsdagen känner att man lika gärna hade kunnat stanna hemma.
Under pandemiåren vittnade många människor om hur hemarbetet underlättat livspusslet med barn, träning och hushållsarbete. Många företag har med stöd av de argumenten passat på att skala ner sina kontorsytor rejält. Ett fåtal företag har avvecklat sina fysiska kontor helt och hållet. Sofia påpekar att drömmen om permanent hemmajobb inte är representativ för alla människor eller under alla perioder.
– Är man nyinflyttad i en stad eller ny på sin arbetsplats så är det inte alls attraktivt att jobba hemifrån hela tiden. Det kan bli väldigt ensamt, och onboardingen för nya medarbetare riskerar att bli bristfällig. Det är valfriheten som är det viktiga, att man ska kunna välja att delta i ett socialt sammanhang när man behöver det, avslutar Sofia.
Självmedkänsla handlar om att ta hand om och hjälpa sig själv. Det innebär att ha förståelse för hur ens egna kropp och hjärna fungerar och försöka skapa goda förutsättningar för att man ska må bra. Ibland handlar det om att stötta sig själv i något som är svårt och ibland att aktivt agera för en förändring.
Sofia är leg. psykolog utbildad i kognitiv beteendeterapi vid Uppsala Universitet med egen mottagning i Stockholm. Hon är också yogainstruktör, föreläsare och författare till två böcker om självmedkänsla, prestation och stress. Sofia håller utbildningar för företag i självmedkänsla på jobbet och hållbart presterande.
I kundförteckningen finns organisationer som till exempel Coop, Ikea, Karolinska Institutet och Socialtjänsten.
Som ledande inom Facility Management bidrar Coor till utvecklingen av Nordens bästa arbetsmiljöer – smarta, hållbara och fulla av glädje. Våra servicelösningar låter dig fokusera på din egen kärnverksamhet. Allt annat tar vi hand om.
Kontakta gärna oss för att se hur vi kan hjälpa dig.
